Responsabilidades

Tienes el deber legal de velar por la seguridad de cualquier persona que pueda verse afectada por tus actividades. Asegúrate de hacer lo siguiente:

• Cumplir estas directrices, la política de salud y seguridad del Organizador y la legislación local pertinente en materia de salud y seguridad.
• Proteger tu salud y seguridad y las de otras personas que puedan verse afectadas por tus actos u omisiones.
• Designar a una persona competente que se responsabilice de la salud y la seguridad en la obra (durante el montaje, el evento y el desmontaje).
• Solicitar asesoramiento en caso de duda sobre la medida correcta que debe tomarse o la norma exigida.
• Realizar una evaluación de riesgos que cubra tus actividades. 
• Presentar los planos de tu stand junto con los documentos justificativos solicitados dentro del plazo publicado. Las tasas de inspección deben abonarse en su totalidad.
• Asegurar que todo el personal esté familiarizado con los procedimientos de emergencia.
• Cooperar con el recinto, el organizador y los equipos de seguridad designados.

Cada stand de exposición es un pequeño lugar de trabajo y, por lo tanto, necesita una evaluación de riesgos. En España, existe la obligación legal, de conformidad con la Ley 31/95 de prevención de riesgos laborales, art. 30, de que los expositores realicen evaluaciones de riesgos para sus actividades. La evaluación de riesgos debe identificar todos los riesgos y debe completarse antes de llegar al recinto. La evaluación de riesgos es una responsabilidad de la dirección que debe llevar a cabo personal competente que haya recibido formación para realizar evaluaciones de riesgos y que conozca bien el evento o la actividad. Tu evaluación de riesgos para ICE debe identificar y evaluar los riesgos relacionados con el montaje y desmontaje de tu stand y detallar las formas en que minimizarás y controlarás los peligros y riesgos que hayas identificado.

El enfoque más aceptado en el sector de los eventos es el de los cinco pasos:

• Buscar los peligros: ¿Cómo y cuándo se realizará el trabajo, en qué parte del stand trabajará cada uno de los oficios implicados? ¿Qué equipos, materiales y productos químicos se utilizarán? ¿Cuánto ruido y polvo habrá? ¿Dónde se moverán y levantarán los vehículos?
• Decidir quién podría resultar perjudicado y cómo: ¿A quién afectará tu trabajo y quién corre más riesgos? Piensa en tus empleados, contratistas o expositores en tu stand o cerca de él, hasta los propios visitantes. La seguridad en el trabajo depende de la cooperación entre las empresas del lugar, así que tenlo en cuenta y considera las precauciones necesarias en todos los aspectos del trabajo que se va a realizar.
• Evaluar los riesgos: Una vez que hayas hecho esto adecuadamente, podrás decidir la acción apropiada. Pregúntate (a) ¿Puede eliminarse el riesgo por completo o hacerse de otra manera? (b) Si el riesgo no puede eliminarse, ¿puede controlarse? (c) ¿Pueden tomarse medidas de protección que protejan a toda la plantilla in situ?
• Anotar las conclusiones: Anota los resultados de la evaluación de riesgos. Transmite la información sobre los riesgos significativos a las personas identificadas en el paso 2 y anota qué medidas has tomado para controlar estos riesgos.
• Revisar las conclusiones.

Si deseas más información sobre cómo redactar una evaluación de riesgos o descargar una plantilla, visita aquí. Si tienes más preguntas sobre la elaboración de una evaluación de riesgos, ponte en contacto con nuestro Equipo de Atención al Cliente.

Deberás presentar una copia de la evaluación de riesgos como parte de tu plan de stand dentro del plazo publicado. 

También se deberá elaborar una evaluación del riesgo de incendio para el stand una vez que esté en uso. Se deberá incluir en el plan de stand.

En el caso de los stands de diseño libre, es responsabilidad del contratista designado presentar una declaración de método para el montaje del stand. La declaración del método debe ser elaborada por una persona competente (capataz / supervisor de planificación) y discutida con suficiente antelación a la feria. A la hora de redactar una declaración de método, deben tenerse en cuenta los siguientes puntos:

• Persona responsable - El empleado o empleados que se encargarán de supervisar toda el montaje principal y el desmontaje del stand. Si se trata de más de una persona en diferentes momentos, indíquelas todas.
• Detalles y ubicación del stand: cargas, dimensiones, ubicación y características inusuales.
• Acceso - Detalles del punto de entrada al vestíbulo y del recorrido hasta la posición final. Ten en cuenta la altura de las puertas y la posición de las pasarelas de emergencia.
• Montaje y cronograma: la secuencia y el calendario en los que se construirán todos los elementos del stand, incluyendo alineación, conexiones eléctricas, etc.
• Estabilidad: métodos para garantizar un soporte estructural adecuado de stand que requieren refuerzos transversales, con cálculos y certificado de inspección de un ingeniero estructural independiente.
• Elevación - Para cualquier trabajo con carretillas elevadoras en las zonas de carga o en el interior del pabellón deberá recurrirse al contratista de elevación designado. Facilita detalles de cualquier elevación manual excesiva que se vaya a realizar.
• Andamios - Incluye detalles de andamios temporales y móviles, torres de acceso y otros trabajos en altura.
• COSHH - Todo uso propuesto de sustancias peligrosas y tóxicas debe comunicarse al organizador y al lugar de celebración. Describe la protección prevista para los empleados y trabajadores de los stands adyacentes.
• Entorno - Ten en cuenta cualquier ruido anormal que pueda haber o trabajo que pueda crear polvo o humos. ¿Qué ventilación y otras medidas de control se preverán? ¿Afectará el tiempo al trabajo?
• Servicios: Indica si se van a realizar trabajos eléctricos, de soldadura, gases, aire comprimido, agua o servicios de residuos in situ.
• Elementos de seguridad - Identifica el equipo de seguridad y las precauciones que tomará in situ, incluidas las medidas de protección que aplicarás para todo lo anterior y las áreas de riesgo destacadas en tu evaluación de riesgos.
• Objetos expuestos - Proporciona detalles de los objetos expuestos que puedan suponer un peligro para el público y/o el operador. ¿Cómo se transportará el objeto expuesto a tu stand? ¿Qué protecciones de máquinas u otros requisitos especiales existen? ¿Qué residuos peligrosos se producirán y qué medidas se emplearán para eliminarlos?

Para más información sobre la redacción de una declaración de método o para descargar una plantilla, haz clic aquí. Si tienes más preguntas sobre la elaboración de una declaración de método, ponte en contacto con nuestro Equipo de atención al cliente.

Deberás presentar una copia de tu declaración de método como parte de tu plan de stand dentro del plazo publicado. 

Las actividades especiales y las demostraciones están permitidas en los stands, pero deben ser comunicadas y aprobadas por los organizadores antes del evento. En caso contrario, se te pedirá que canceles o anules tus actividades. Si tienes intención de incluir algún elemento de riesgo especial en tu stand para el evento, deberás incluirlo en tu Evaluación de Riesgos. Las actividades especiales incluyen, entre otras: 

• Hinchables, incluidos globos de helio y de juguete.
• Actuaciones de bailarines, grupos musicales, DJ u otros artistas.
• Transporte privado in situ para llevar a los invitados de la exposición a otros actos.
• Productos láser y neblina.
• Público sentado.
• Luces de neón o fluorescentes.
• Elementos acuáticos o actividades relacionadas con el agua.
• Animales.
• Vehículos de motor.
• Máquinas de niebla o nebulización.
• Aceites, líquidos y gases inflamables, gases comprimidos y llamas desnudas.
• Maquinaria y aparatos de trabajo.
• Sustancias radiactivas.
• Objetos peligrosos, incluidas armas y pistolas.

Si deseas realizar actividades especiales en tu stand, rellena el Formulario de actividades especiales.

Es obligatorio que cada stand de diseño libre complejo declare a una persona competente como responsable de la seguridad general durante el montaje y el desmontaje de tu stand. Estas personas serán consideradas "responsables de seguridad" y se encargarán de garantizar el cumplimiento de las prácticas de trabajo seguras. Además, el responsable de seguridad asignado deberá estar presente y localizable en el stand durante todo el montaje y desmontaje del mismo. En caso de que el organizador o sus equipos designados de Salud y Seguridad y de Gestión de Suelos necesiten consultar con su responsable de seguridad in situ y éste esté ausente, se detendrán todos los trabajos hasta su regreso. Las ausencias repetidas pueden dar lugar a la expulsión de todo el personal del stand. El responsable de seguridad de tu stand deberá hablar inglés.

Las empresas expositoras o su contratista de stand designado deberán declarar el nombre y los datos de contacto de la persona responsable de seguridad del stand ante Event Support Solutions (ESS), nuestra agencia designada para la inspección de planos de stands.

El día en que comience el montaje de tu stand, es obligatorio que el responsable de seguridad de tu stand se presente en la Oficina de salud y seguridad correspondiente para "registrarse", donde se le entregará un chaleco de alta visibilidad que deberá llevar para que el Organizador y sus responsables de Salud y seguridad/Gestión del recinto puedan identificarle fácilmente.